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CRM inmobiliario: cómo aumentar tus ventas aprovechando sus ventajas

19/07/2021

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Tiempo de lectura: 11 minutos

Si tienes una agencia inmobiliaria y quieres vender más y mejor, a la vez que ahorras tiempo en procesos, necesitarás incorporar un CRM inmobiliario.

Las agencias inmobiliarias cada vez están más digitalizadas. Y en general, todo el mundo inmobiliario ha ido cambiando hasta renunciar a pasos y tareas más manuales y tradicionales, para que la tecnología fuera cogiendo un importante papel en su día a día.

Hoy en día, digitalizar y hacer más tecnológicos los procesos son dos hechos indispensables para que negocios dentro del sector puedan tener el éxito asegurado, lo que significa que, agencias inmobiliarias o portales inmobiliarios necesitan herramientas de ayuda para poder gestionar sus funnels de venta hasta llegar al objetivo final.

De este modo, herramientas como los CRM se están convirtiendo en funcionalidades muy satisfactorias y necesarias en la vida de toda agencia inmobiliaria que quiera evolucionar y hacer que sus objetivos se disparen.

Por este motivo, hemos querido entrevistar a Álvaro Vila, CEO y CoFundador de Witei, un CRM inmobiliario que permite gestionar toda tu información desde un único lugar, incluyendo herramientas de marketing, ventas y atención al cliente, además de automatización de diferentes procesos y análisis de tu negocio.

Con la entrevista completa y todos los datos que nos ha proporcionado, sabrás si necesitas incorporar o no, un CRM en tu vida. Nosotros te aseguramos que ahorrarás tiempo en procesos, captarás más leads y convertirás oportunidades en clientes que vuelven.

Ya verás, lee el artículo y descubre todas sus ventajas. 

CRM y software inmobiliario: diferencias y similitudes

Antes de empezar a profundizar en temas más concretos, vamos a dejar claros dos conceptos fundamentales a lo largo de este artículo, y que en muchas ocasiones siguen confundiéndose entre sí, al no tener una definición clara de cada uno de ellos. 

Qué es un CRM

Para empezar, un CRM (Customer Relationship Management) como sus propias siglas lo indican, es una herramienta de gestión de clientes que sirve para solucionar una serie de problemas que surgen durante la relación que tiene una empresa con su cartera de clientes.

Asimismo, actúa como ayuda en toda la estrategia de la empresa, interactuando con los clientes y personalizando los procesos, además de incluir herramientas de marketing, atención al cliente y gestión de las ventas que se realizan, teniendo en cuenta todo momento que en el foco está el consumidor final.

En resumidas cuentas, como apunta Álvaro Vila en su entrevista, un CRM viene a ayudarte  a resolver situaciones difíciles o a intentar conseguir los mejores resultados de alguna de ellas. 

Qué es un software inmobiliario

En cambio, un software inmobiliario, está mucho más indicado para gestionar la cartera de producto de una agencia inmobiliaria, que en este caso sería la cartera de inmuebles.

De este modo, se definiría como la herramienta que permite sincronizar los productos y hacer un listado de inmuebles captados, ver el estado de las negociaciones de cada inmueble, calcular hipotecas e impuestos y agendar visitas. 

Los softwares y CRM la mayoría de los casos trabajan juntos para obtener mejores resultados.
Los softwares y CRM la mayoría de los casos trabajan juntos para obtener mejores resultados.

Unión entre un CRM y un software inmobiliario

No obstante, existen nexos de unión entre un CRM y un software inmobiliario, ya que un CRM profesional engloba las acciones de un software inmobiliario que haya mandado hacer cualquier inmobiliaria con cualquier programador.

En estos casos, en las agencias inmobiliarias, los softwares no pueden vivir sin los CRM, y aunque se pueden independizar cada una de las acciones, la mayoría de procedimientos requieren relación entre ambos puntos.

Por eso, en el caso de Witei, ellos con su CRM tratan de conseguir el mejor partido de ambas herramientas, ya que empezaron siendo un simple software inmobiliario pero al desarrollar herramientas de CRM, vieron que el potencial estaba allí, en aunar las dos partes poder gestionar el máximo de oportunidades, con un trato más cercano con los clientes.

Las agencias y los CRMS, una relación de éxito asegurado

Que las agencias inmobiliarias necesitan a CRM para aumentar sus ventas es toda una realidad, pues una herramienta como esta tiene todo lo que una empresa de bienes raíces puede necesitar. 

¿Por qué una agencia debe trabajar con un CRM inmobiliario? 

Como en todo, una agencia inmobiliaria puede decidir si trabajar con un CRM profesional, dotado de grandes herramientas y funcionalidades, que abarcan todos y cada uno de los procesos hasta llegar al objetivo final, o seguir funcionando con su software o CRM propio.

En cada caso, existen sus pros y sus contras, pero no queda duda que contratar los servicios de profesionales especializados siempre supondrá más ventajas que inconvenientes.

Aunque automatizar procesos e incluir un software de terceros siempre da un poco de recelo, pues piensan que puede llegar a la despersonalización del trato con el cliente o puede afectar en sus relaciones, lo que se consigue es todo lo contrario.

Si te preguntas por qué una agencia debe trabajar con un CRM inmobiliario profesional y dejar de hacer las cosas por su propia cuenta o hacerlas manual, las respuestas son las siguientes: 

Relación más personal con los clientes

Al usar un CRM profesional, lo que se consigue es crear una relación mucho más personal con los clientes ya que facilita en muchos aspectos la gestión de la información que tenemos de esos clientes. Así, el seguimiento es mucho más cercano y organizado y se pueden resolver aquellos problemas personalizados que van surgiendo, a la vez que visualizas en qué punto se encuentra cada cliente y cómo lo puedes ayudar.

En cualquier empresa el buen trato personal con los clientes es imprescindible.
En cualquier empresa el buen trato personal con los clientes es imprescindible.

Poder abarcar el máximo volumen dentro de tu negocio

Por otro lado, el volumen de negocio es otro punto clave y otra de las principales diferencias a tener en cuenta entre una empresa que gestiona de manera manual sus procesos o de forma asistida o automatizada a través de un CRM.

Quien actúa de forma manual, tendrá unos límites marcados, ya que será mucho más complicado poder aspirar a un gran volumen de inmuebles o de clientes, por falta de tiempo y herramientas que le ayuden a agilizar estos procesos.

En cambio, al usar un CRM puedes abarcar mucho más, con más facilidad y en un menor periodo de tiempo, consiguiendo trabajar con más clientes, aprendiendo mucho más de ellos y dándoles lo que necesitan en el momento correcto. 

Minimización de errores

Y lo mismo pasa con los errores. Al gestionar los procesos de forma manual es mucho más probable que se puedan generar errores, pues siempre existe una posibilidad de que haya el error humano.

Pero si se usan herramientas, ese porcentaje de fallo puede verse minimizado o eliminado. Esto no quiere decir que un CRM no se equivoque, pero sí que ayuda a evitar errores o a detectar de forma más rápida los que hay, y al mismo tiempo, establecer procesos que te ayuden a no volver a cometerlos.

Análisis y medición de los resultados y procesos

Cuando se realizan tareas de forma manual, la mayoría de las veces no quedan registros de lo que ha ocurrido o como ha ocurrido, cuántas veces se ha creado esa acción o qué resultados se han obtenido.

Sin embargo, usando las herramientas de un CRM, al tener la información organizada y estructurada, todos los procesos establecidos se pueden medir y analizar de forma más clara, lo que significa que pueden ayudar a detectar patrones de comportamiento, nuevas tendencias o procesos erróneos a cambiar.

Facilidad en el trabajo en remoto

En la situación en la que nos encontramos y teniendo tan presente el confinamiento vivido y las nuevas formas de trabajar, como la implementación del trabajo en remoto, una vez más se ha podido ver cómo ventaja que trabajar con un CRM, ha permitido facilitar el trabajo utilizando estas herramientas.

Los CRM han ayudado a que el trabajo en remoto fuera más sencillo.
Los CRM han ayudado a que el trabajo en remoto fuera más sencillo.

Empresas más tradicionales con procesos analógicos o manuales, en la pandemia, se han dado cuenta que no tenían esa posibilidad de comunicación o esa facilidad para acceder a cierta información, como podrían tenerla gracias a la digitalización y al uso de herramientas como Witei.

Con lo cual, tener herramientas que gestionen tu negocio y puedas hacerlo desde cualquier lugar, sin duda tiene múltiples ventajas y beneficios.

Oportunidades de venta: Como aprovechar los beneficios de un CRM para no perder leads

Uno de los principales objetivos de todas las agencias inmobiliarias es no perder oportunidades de venta, y para que esto sea posible, un CRM puede ayudar a dichas empresas a no perder leads.

Una de las herramientas más sencillas que tienen los CRMS como Witei son los embudos, aquellos flujos comerciales que se pueden establecer de forma personalizada para cada negocio.

Un cliente, la mayoría de las veces, pasa por una serie de etapas hasta que llega al objetivo final: generar una venta. Primero hay una fase de descubrimiento, donde se piensa si realmente existe aquella necesidad (el cambiar de casa) que tú como empresa podrás cubrir, después existe el interés, la búsqueda de propiedades, el tanteo entre tantas agencias… Y luego ya viene el deseo por tener el piso, las ofertas, los trámites de por medio, hasta que al final se genera el cierre del contrato de compraventa.

De este modo, se han de tener en cuenta estos factores:

Falta de estructuración en los procesos

Si en algún momento de este proceso de compraventa existe una desestructuración o mala organización, en algún punto, lo más probable es que el cliente se pierda.

En cambio,  si se tiene todo el proceso bien definido y se pueden analizar de forma estructurada todos los pasos, se puede detectar de forma muy sencilla donde las empresas pueden estar perdiendo oportunidades de venta, donde están cayendo los leads y cómo se puede solucionar.

Imposibilidad de dar respuesta en tiempo real

Donde más se pierden oportunidades es cuando algunas agencias no dan abasto con el gran volumen de negocio que tienen, y no pueden abarcar todas las demandas que les llegan de los clientes.

Esto significa que, para una agencia inmobiliaria, esa imposibilidad de dar una respuesta en tiempo real puede ser un obstáculo, ya que los clientes quieren respuestas rápidas y al momento.

Gran velocidad y cambios en el mercado

También otro punto a tener en cuenta es la velocidad a la que se mueve el mercado inmobiliario. En alquileres la velocidad es mayor, y se pierden oportunidades simplemente porque pueden recibir llamadas y a los días o incluso horas ese inmueble ya no esté disponible. 

Continuamente se venden o alquilan casas y eso hace que haya grandes cambios en el mercado.
Continuamente se venden o alquilan casas y eso hace que haya grandes cambios en el mercado.

No dejar pasar leads “desatendidos”

Pero por eso es importante tener una buena base de datos, una buena gestión de clientes y unas buenas herramientas que generen el seguimiento necesario para que esos potenciales clientes se pierdan por el camino por no ser atendidos cuando les correspondía.

Aunque haya clientes que contacten por un inmueble que ya no está, ese lead no puede perderse y se debe controlar, y dar el seguimiento necesario para perder otra oportunidad a posteriori. Quien sabe si ese cliente pausa su búsqueda y en unos meses, la vuelve a retomar, y tú le puedes servir de nuevo. 

El seguimiento de los clientes: ¿Cómo puede ayudar un CRM?

Como acabamos de mencionar, el seguimiento de los clientes es uno de los factores a tener en cuenta si no se quieren perder oportunidades de venta, pero en la mayoría de los casos, las agencias inmobiliarias no cuentan con el tiempo y las herramientas necesarias para hacer frente a este problema.

De este modo y una vez más, los CRMs como Witei plantean optimizar el seguimiento de los clientes y centrarse ahí donde las agencias inmobiliarias suelen tener más problemas: en la captación de clientes.

Hay tres factores que deben estar alineados para que el seguimiento sea el adecuado: el destinatario, el mensaje y sobre todo, el momento. Y hacer esto bien, implica mucho trabajo de cara a un comercial que quiere gestionar una cartera de clientes muy grande.

Cuadrar horarios, encontrar el momento perfecto para enseñar el inmueble, tener presente cuándo y cómo puede cada uno de los clientes, se hace una tarea muy ardua y complicada que acaba alargando el proceso de compraventa más de lo debido.

Cuadrar horarios para enseñar las casas a veces puede ser una tarea complicada.
Cuadrar horarios para enseñar las casas a veces puede ser una tarea complicada.

Sin embargo, si se utiliza una herramienta como un CRM, que haga descubrir más fácilmente esas oportunidades de contacto, centrándose en descubrir esos leads más atentos, más disponibles… para luego saber cuál es el mensaje correcto, se evitarán perder llamadas y perder, en general grandes oportunidades, por hacer el seguimiento adecuado, ayudándote de herramientas que puedan hacerse cargo del volumen de clientes o trabajo que tengas. 

La captación de inmuebles: Como evitar que los clientes se vayan a la competencia

La captación de clientes es un punto clave y fundamental para toda agencia inmobiliaria, pero siempre debe estar acompañado de otro imprescindible como es la captación de inmuebles.

En este caso, las agencias luchan por conseguir inmuebles de propietarios o grandes empresas, para tenerlos en exclusiva, en algunas ocasiones, y así conseguir más pisos, evitando que los clientes se acaben yendo a la competencia a buscar aquello que nosotros no tenemos.

De este modo, lo primordial para evitar que los clientes se vayan a la competencia es encontrar una propuesta de valor, y saber que lo que tu ofreces es diferente a lo que ofrecen los demás, así como lo que les puedes aportar a tus clientes.

Cada agencia debe tener unos valores que les hagan ser los elegidos ante la competencia.
Cada agencia debe tener unos valores que les hagan ser los elegidos ante la competencia.

Los CRMS, en este punto pueden ayudar pero no son un factor decisivo para conseguir evitar perder un cliente frente a la competencia. Lo que evitará perder a los clientes será una buena asesoría, un buen seguimiento de los clientes, y estar en constante evolución e innovación, para que, cuando sea necesario, el usuario final pueda acudir a ti siempre que necesite alguna cosa.  

Agencias, portales y CRMS: ¿cómo es trabajar a tres partes?

Las agencias y CRMS suelen trabajar de la mano como hemos podido ver a lo largo del artículo, pero en casi todas las veces, también hay un tercero que se une a este tridente inmobiliario: los portales inmobiliarios.

En este caso es indispensable volver a la distensión entre un CRM o un software inmobiliario, ya que esta vez sí que ambas herramientas juegan roles distintos en cuanto a la relación entre el portal y la agencia inmobiliaria.

El software actúa a la hora de publicar y actualizar los portales inmobiliarios. Cuando una agencia desea anunciar su cartera de inmuebles en un portal, ésta debe utilizar los distintos mecanismos que pone a su disposición para generar la pasarela y que automáticamente los pisos se publiquen sin tenerlo que hacer manual.

Conoce en profundidad el portal inmobiliario Kasaz navegando por su web 💚

Esto ayudará a no ser solo el primero a la hora de publicar un inmueble, sino también a automatizar las actualizaciones de datos o que los datos de las agencias se envíen a los portales de la forma más precisa posible.

Al mismo tiempo, también servirá para generar pdfs, cartera para escaparates, gestión de cartera de inmuebles, análisis de datos y gestión documental, etc.

Los portales inmobiliarios como Kasaz también forman parte de la relación de trabajo entre las agencias y CRM
Los portales inmobiliarios como Kasaz también forman parte de la relación de trabajo entre las agencias y CRM.

Y después estaría la parte de CRM inmobiliario, que en esta relación de tres actuaría de la siguiente manera: Por ejemplo, en Witei fueron los pioneros en añadir herramientas de recepción automática de los contactos generados por portales inmobiliarios, permitiendo unificar o centralizar en el CRM, todos la la recepción de contactos que vienen de portales, pero también de RRSS, páginas webs u otros medios de difusión.

De este modo, será más difícil perder contactos y conocer con exactitud desde donde viene cada llamada perdida, o cada lead que no se llega a tiempo a contestar.

En conclusión, el papel del CRM y del software inmobiliario es el de asegurarse de que todo el paso de información bidireccional, entre la agencia y el portal, ocurra sin errores y de la mejor forma posible. 

Conclusiones

Después de leer este artículo te darás cuenta que si tienes una agencia inmobiliaria y quieres agilizar tus procesos de venta, digitalizar más tus acciones y ahorrar tiempo y esfuerzo a la vez que vendes más y mejor, habrás notado que necesitas incorporar en tu día a día un CRM como Witei.

Recuerda que un CRM es una herramienta destinada a facilitar y asistir todos esos procesos que tienen los negocios internamente y en pocas palabras, aportará control, visibilidad y organización a tu agencia inmobiliaria.

Un CRM te ayuda a controlar tu negocio, a tenerlo todo muy bien atado, a hacer que no se te escape nada y a tener mucho más visibilidad sobre los procesos que estás gestionando. Te ayuda a tener una visión macroscópica, una vista de pájaro de todo tu negocio y al mismo tiempo tener una visión mucho más granular y microscópica, de cada cliente, cada acción y cada tarea que se ha realizado. Y este conjunto de las dos visiones te permite organizarte, medir tus procesos y asegurarte de que tus procesos están funcionando. 

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